El sistema está diseñado para gestionar cualquier tipo de documento que su organización genere o reciba: contratos, actas, resoluciones, expedientes, facturas, informes gerenciales, solicitudes internas, registros académicos, expedientes de personal y más. Durante el levantamiento de requerimientos definimos juntos la estructura de clasificación que mejor se adapta a su institución.
Sus documentos organizados, seguros y disponibles cuando los necesita.
Cada organización genera documentos todos los días: contratos, resoluciones, actas, expedientes, facturas, informes, solicitudes. El problema no es generarlos, el problema es encontrarlos cuando se necesitan, saber quién los aprobó, garantizar que la versión correcta es la que está circulando y asegurarse de que personas no autorizadas no tengan acceso a información sensible. Con papel y carpetas físicas, eso es casi imposible. Con el sistema de gestión documental de ERPol, es la operación normal de todos los días.
ERPol implementa un sistema EDMS (Electronic Document Management System) configurado para los tipos de documentos y flujos de aprobación de su organización. Sus archivos dejan de vivir en escritorios, correos electrónicos o carpetas compartidas sin control: pasan a un repositorio centralizado, seguro, con acceso diferenciado por rol y con registro completo de quién hizo qué y cuándo.
¿Qué es un EDMS?
Un EDMS no es simplemente una carpeta en la nube con mejor diseño. Es un sistema de gestión documental electrónica que controla el ciclo de vida completo de cada documento dentro de su organización: desde el momento en que se crea, pasando por cada revisión, aprobación y distribución, hasta su archivo final o eliminación controlada. Sabe quién lo creó, quién lo modificó, quién lo aprobó, cuándo fue consultado y desde dónde. Ningún papel físico, ninguna carpeta compartida y ningún correo electrónico puede darle eso. Un EDMS sí.
¿Por qué las organizaciones serias lo usan?
Las organizaciones que operan con un EDMS no lo tienen porque les sobra el presupuesto. Lo tienen porque ya calcularon cuánto les cuesta no tenerlo. Calcularon el tiempo que sus colaboradores pierden buscando documentos que debería estar a un clic. Calcularon el riesgo legal de no poder demostrar quién aprobó un contrato o cuándo se emitió una resolución. Calcularon el daño reputacional de que información confidencial llegue a manos equivocadas por no tener control de accesos. Y decidieron que ese costo era inaceptable. Bancos, despachos legales, hospitales privados, multinacionales y gobiernos de todo el mundo operan con sistemas EDMS no como un lujo tecnológico, sino como un estándar mínimo de gestión institucional seria. En Guatemala, las organizaciones que van un paso adelante ya están ahí.
El costo de no tenerlo
Cada día que su organización opera sin un sistema de gestión documental es un día en que un documento importante puede perderse sin que nadie lo note, una versión desactualizada puede circular como si fuera la oficial, una persona no autorizada puede acceder a información que no le corresponde y nadie puede demostrar con certeza qué pasó, cuándo pasó ni quién fue responsable. Eso no es un problema de tecnología. Es un problema de control, de riesgo y de reputación institucional. ERPol lo resuelve.
- Repositorio centralizado en la nube
- Búsqueda inmediata de documentos
- Control de acceso por rol de usuario
- Registro de auditoría de actividad
- Versiones controladas de cada archivo
- Flujos de aprobación digitales
- Documentos disponibles desde cualquier dispositivo
- Cifrado de datos en tránsito y en reposo
- Sin límite de almacenamiento por categoría
- Integrado con el sistema ERP de ERPol
- Capacitación presencial y virtual incluida
- Soporte y mantenimiento continuo
El archivo físico que nunca se pierde, nunca se daña y siempre está a la mano
Una alcaldía que necesita recuperar un acuerdo municipal de hace tres años. Un colegio que busca el expediente académico de un estudiante. Una empresa que necesita localizar el contrato con un proveedor específico antes de una reunión. En todos esos casos, el tiempo que se pierde buscando tiene un costo real para la organización. El sistema EDMS de ERPol elimina ese tiempo: cada documento tiene su lugar, cada búsqueda tarda segundos y cada acceso queda registrado. Su organización deja de depender de que alguien recuerde dónde guardó algo.
01.
Clasificación y estructura documental
Junto a su equipo definimos los tipos de documentos que maneja su organización, cómo deben clasificarse, qué niveles de acceso corresponden a cada área y cómo deben fluir los procesos de revisión y aprobación. Esta estructura es la base del sistema.
02.
Implementación y migración
Configuramos el sistema según la estructura aprobada e integramos los documentos existentes que su organización quiera digitalizar. Todo queda organizado desde el inicio, con metadatos de búsqueda que permiten localizar cualquier archivo en segundos.
03.
Capacitación y operación diaria
Su equipo aprende a subir, buscar, compartir y aprobar documentos dentro del sistema. La capacitación es presencial o virtual según su preferencia, y está incluida en todos los paquetes sin costo adicional dentro de los parámetros estándar.
- ¿Qué tipo de documentos puedo gestionar con el sistema documental
- ¿Cómo se controla quién puede ver, modificar o elimina cada documento?El Sistema Documental utiliza control de acceso basado en roles. Esto significa que cada usuario solo puede ver, descargar o modificar los documentos para los que tiene autorización explícita. Un colaborador de recursos humanos no ve los contratos financieros, y un usuario externo no accede a información interna. Además, cada acción queda registrada en un log de auditoría: quién accedió, qué hizo y cuándo.
- ¿Qué pasa si dos personas modifican el mismo documento al mismo tiempo?El sistema gestiona versiones de forma automática. Cada vez que un documento es modificado, se genera una nueva versión y la anterior queda guardada en el historial. Esto garantiza que siempre se trabaje sobre la versión correcta y que ningún cambio se pierda ni se sobreescriba sin registro. Su organización tiene trazabilidad completa de la evolución de cada documento.
- ¿El sistema EDMS está integrado con el resto de la plataforma ERPol?Sí. La gestión documental de ERPol forma parte del ecosistema integrado de la plataforma. Los documentos generados dentro del sistema ERP, los formularios inteligentes completados por su equipo y los reportes gerenciales pueden almacenarse y gestionarse directamente desde el módulo documental, sin necesidad de exportar ni trasladar archivos entre sistemas separados.
- ¿Qué sucede con los documentos físicos que ya tenemos acumulados?Durante la implementación definimos junto a su equipo qué documentos históricos quieren digitalizarse e incorporarse al sistema. ERPol apoya el proceso de migración documental y organización inicial. Para organizaciones con grandes volúmenes de archivo físico, coordinamos el proceso de manera progresiva para no interrumpir la operación diaria durante la transición.
- ¿Los documentos están seguros ante pérdidas o desastres?Sí. Al operar en la nube con infraestructura de grado enterprise, sus documentos están protegidos contra pérdidas por daños físicos, incendios, inundaciones o fallas de equipos locales. ERPol implementa cifrado de datos en tránsito y en reposo, y la disponibilidad del servicio está garantizada al 99.9% mensual. Sus archivos existen independientemente de lo que le ocurra a los equipos físicos de su organización.
- ¿Puedo acceder a los documentos desde fuera de la oficina?Sí. El sistema es completamente accesible desde cualquier dispositivo con conexión a internet: computadora, laptop, tableta o celular. Un alcalde puede revisar un acuerdo desde su teléfono antes de una reunión. Un director académico puede aprobar un documento desde cualquier punto del país. El acceso no tiene restricción geográfica, solo de permisos según el rol asignado.
